El valor de la interacción cara a cara nunca desaparecerá, pero hay ocasiones en las que volverse virtual es una opción muy útil para poder celebrar un evento. Pero, ¿cómo transformar un congreso de varios días, lleno de oportunidades para establecer contactos, sesiones educativas y los conocimientos de los asistentes en un formato virtual sin perder todos estos beneficios?
Y una vez que te decantas por esta opción, ¿cómo aseguras que los asistentes se involucren durante todo el evento?
Organizar un evento digital requiere el mismo cuidado y atención que un evento físico. En ambos eventos, debes promover el evento de manera efectiva, involucrar a tus asistentes, crear momentos memorables para ellos y demostrar con métricas que el evento ha sido un éxito.
¿Qué es son los eventos virtuales?
Lo más probable es que en los últimos meses hayas asistido a algún webinar, hayas visto una clase de entrenamiento online en directo o hayas realizado una reunión utilizando una herramienta de videoconferencia. Todos estos son ejemplos de eventos virtuales. Un evento virtual es aquel en el que las personas experimentan el evento y su contenido en línea en lugar de reunirse en persona. Según Google Trends, el mundo gira cada vez más hacia lo virtual.
4 tipos principales de eventos virtuales
1. Seminarios web
Los seminarios web (conocidos también como webinars) suelen durar entre 45 y 80 minutos. Realizar seminarios web virtualmente permite que los asistentes de todo el mundo se unan y escuchen mientras uno o más oradores presentan el contenido. Las empresas pueden cobrar a los asistentes por unirse a los seminarios web utilizando servicios de pago en línea o se pueden ofrecer de forma gratuita.
Los seminarios web suelen utilizar herramientas de videoconferencia que permiten preguntas y respuestas, la capacidad de presentar un video en vivo o pregrabado y la posibilidad de compartir archivos. Debido a su facilidad para transmitir, los webinars han evolucionado como una de las mejores soluciones educativas en la actualidad.
2. Conferencias virtuales
Al igual que las conferencias en persona, las conferencias virtuales se construyen en torno a una agenda compleja y en vivo que incluye discursos, sesiones, sesiones informativas y más. Las conferencias virtuales incluyen contenido de varias sesiones y pueden incluir herramientas de participación de los asistentes.
Las conferencias virtuales permiten a los asistentes ver discursos clave en tiempo real, construir su propia agenda a partir de contenido relevante bajo demanda e interactuar con otros asistentes. También evita el desplazamiento de los asistentes porque solo basta con tener acceso a un dispositivo que podría ser un ordenador, teléfono o gafas de realidad virtual en función del evento.
3. Eventos híbridos internos
Para las empresas y organizaciones que abarcan países, incluso continentes, los eventos híbridos internos se utilizan para compartir un mensaje a toda la empresa o para realizar presentaciones de productos cuando los empleados no están todos reunidos en el mismo lugar. Si bien sería fantástico trasladar a todos los empleados a la sede de su organización, sería increíblemente costoso y la programación necesaria llevaría mucho tiempo. Esta opción permite organizar eventos que sean en parte presenciales y en parte virtuales.
4. Eventos híbridos externos
Estos eventos se llevan a cabo para personas ajenas a tu empresa u organización. Pueden ser conferencias de usuarios o congresos de un sector industrial específico. Estos eventos requieren niveles más altos de producción de video para que los asistentes virtuales tengan una calidad similar a la de los asistentes en persona. Estos eventos virtuales permiten que los asistentes que no pueden viajar al evento participen y aprendan.
¿Por qué organizar un evento virtual?
Los eventos virtuales se llevan a cabo por las mismas razones que los eventos en persona: transmitir el mensaje de una empresa para generar clientes potenciales e ingresos, impulsar la adopción y generar valor de por vida de fidelidad. Las empresas organizadoras de eventos y reuniones han estado eligiendo entre eventos en persona, virtuales e híbridos durante años y cada tipo de evento viene con su propio conjunto de pros y contras. Por ejemplo, un seminario web se beneficia de ser virtual, ya que está diseñado específicamente para lanzar una red amplia y ofrecer liderazgo intelectual, capacitación o algún otro contenido, mientras que una conferencia de usuarios o un programa de capacitación regional está diseñado específicamente para crear interacciones en persona.
Estas son las razones para organizar un evento virtual:
- Accesibilidad: si bien el evento aún se lleva a cabo en persona, las opciones virtuales le permiten una alternativa a los asistentes que no pueden asistir en persona.
- Presupuesto: hacer que los eventos más pequeños y los seminarios web sean virtuales puede ayudar a ahorrar dinero a la empresa para destinarlo al evento más grande del año que atraiga la mayor cantidad de clientes potenciales. También ayuda tener una opción virtual o híbrida cuando las opciones de los asistentes para viajar son muy complicadas.
- No hay otra opción: debido a situaciones que no se pueden controlar y te ves obligado a hacer que tu evento en persona sea virtual o cancelarlo por completo, como el Covid…¿te suena?
¿Qué elementos necesita tener un evento virtual?
Un evento virtual se basa en contenido, participación de los asistentes y datos. Si bien los eventos virtuales no requieren comida y bebida, están hechos de muchos de los mismos elementos que cualquier otro tipo de evento. La calidad de la producción de video y la conectividad serán importantes, así como el sitio que alberga la agenda y el contenido. Según Forbes, un evento virtual debe contener una mezcla de contenido en vivo y pregrabado. Estos son los elementos que componen un evento virtual:
- Sitio web o plataforma de eventos virtuales
- Registro de eventos
- Contenido de presentación en vivo
- Audio / video unidireccional en vivo
- Interacción entre asistentes
- Encuestas en vivo
- Toma de notas / diapositivas favoritas
- Contenido grabado
- Videoconferencia interactiva
- Encuestas de retroalimentación
Conceptos básicos: cómo organizar un evento virtual
Si has decidido que quieres o necesitas planificar un evento virtual, entonces, ¿cómo lo haces? El proceso de planificación es muy similar al de cualquier otro evento. Así como se pondría en el lugar de los asistentes al planificar un evento en persona, debes hacer lo mismo para un evento virtual.
No mantendrías a los asistentes en sus asientos durante más de dos horas seguidas y lo mismo ocurre con los eventos virtuales. Mientras planificas, usa tus consejos y trucos de planificación estándar para crear y ejecutar un gran evento. Los eventos virtuales pueden parecer diferentes, pero cuanto más los trates como un evento en persona, mejor.
Preguntas que debe hacerse al planificar un evento virtual
- ¿El contenido será en vivo, bajo demanda o una mezcla?
- ¿Has creado una guía para los asistentes antes del evento que explique cómo unirse a conferencias magistrales, asistir a sesiones y usar herramientas de mensajería?
- ¿Cuáles son tus KPI para el evento? Si bien puede centrarse menos en los clientes potenciales adquiridos, puedes establecer objetivos en torno al registro de sesiones y las encuestas de comentarios.
- ¿Qué sucede si tienes problemas de conectividad?
- ¿Cobrarás por tu evento o será con acceso gratuito?
- ¿Cuánto tiempo estarán disponibles las sesiones bajo demanda después del evento?
- ¿Cuánto durarán las sesiones?
- ¿Qué herramientas tendrán los asistentes para establecer contactos y programar citas?
Preparación de asistentes para eventos virtuales
Los eventos virtuales no son todos iguales. Existen muchos tipos diferentes de herramientas de videoconferencia, así como opciones de tecnología para celebrar eventos virtuales.
No des por sentado la habilidad digital de sus asistentes (o la falta de ella). Antes del evento, recomendamos crear una guía para los asistentes que explique cómo acceder al evento, las sesiones y cualquier información que creas oportuna. Aún mejor, permite que los asistentes practiquen el lanzamiento de sesiones o el envío de mensajes antes de que comience el evento. Esto aliviará el estrés de los asistentes, reducirá la avalancha de preguntas en el primer día del evento a un goteo y proporcionará una mejor experiencia general a los asistentes.
Participación de los asistentes en eventos virtuales
Los eventos en persona están diseñados para generar participación. Pero, según el Blog de Event Manager, la participación ha sido la mayor barrera a la hora de planificar un evento virtual exitoso. Por eso, en nuestro caso, ofrecemos un entorno inmersivo sin limitaciones para interaccionar con el resto de asistentes. De esta manera, los asistentes pueden conocerse virtualmente, conversar y programar reuniones como si de un evento físico se tratase.
¿Qué datos puedo obtener de mi evento virtual?
Los datos disponibles varían desde eventos presenciales hasta eventos virtuales. Los datos aún se recopilan antes, durante y después del evento y se pueden usar para calificar clientes potenciales, demostrar el éxito del evento y mejorar el evento para el próximo año.
Datos recopilados en eventos virtuales
- Número de registros
- Información demográfica de los asistentes
- Asistentes en cada sesión
- Tasas de clics y apertura de correo electrónico
- Resultados de la encuesta posterior al evento
- Número de clientes potenciales
- Interés de compra
- Calificaciones de la sesión
- Comentarios de la sesión
- Participación y alcance en las redes sociales
Cómo transformar un evento en vivo en un evento virtual
Hacer que un evento sea virtual no es tan difícil si se cuenta con la infraestructura adecuada. Organizar viajes, alojamiento, comidas y bebidas y otras tareas requiere mucho esfuerzo, pero cambiar el contenido de lo presencial a lo virtual no es tan difícil como podrías pensar.
El primer paso es contactar con una empresa especializada en la organización de eventos virtuales como es nuestro caso para que podamos estudiar todas las necesidades y desarrollar una solución a medida.
Una vez confirmada la organización del evento virtual, los siguientes pasos serán informar a los asistentes actualizando la web del evento y enviando un correo electrónico para informar sobre el cambio. Como decíamos anteriormente, también podemos ayudarte a proporcionar a los asistentes una guía sobre cómo asistir virtualmente al evento.
No dudes en contactar con nosotros para conocer más información a la hora de organizar tu evento virtual o híbrido, somos expertos en organizar las mejores experiencias inmersivas adaptadas a tus necesidades.
